Bidratt: Linn Langangen
Det å være forberedt på uønskede hendelser kan gjøre en stor forskjell for deg og din bedrift når noe først skjer. Her får du en punktvis liste til hvordan du kan forberede deg og starte beredskapsarbeidet.
Det er flere gode grunner til at virksomheter bør ha beredskaps- og kriseplaner. For det første kan det være lovpålagt, for det andre vil det redusere fare for liv og helse, redusere økonomiske tap og sikre tjenesteleveranse, for det tredje kan dette gi et konkurransefortrinn i et næringsliv der vi blir mer og mer avhengig av teknologi, deling av data og samarbeid. Sist, men ikke minst, i det totale bilde er det i samfunnets interesse at flest mulige bedrifter leverer sine tjenester og sysselsetter sine ansatte når en nasjonal krise inntreffer – alle har et ansvar der! Økt fokus på beredskap og sikkerhet vil gjøre virksomheten bedre rustet i møte med lokale, nasjonale og globale utfordringer som måtte komme.
En beredskapsplan beskriver de tiltakene som skal iverksettes for å begrense konsekvensene av ulykker og uønskede hendelser. Gjennom en beredskapsplan vil man dermed vurdere hva som kan gå galt, konsekvensene dersom det går galt, og hvordan man skal håndtere og løse uønskede hendelser. Beredskapsplaner tilpasses hver enkelt virksomhet og vil variere med utgangspunkt i virksomhetens ambisjonsnivå, størrelse og kompleksitet.
Videre følger ni punkter som beskriver hvordan din virksomhet kan starte beredskapsarbeidet.
1. Lovverk og krav
Et godt sted å begynne er å undersøke hvorvidt din virksomhet er underlagt sikkerhetsloven, andre forskrifter eller indirekte er omfattet av lovverk. Dersom du er underlagt sikkerhetsloven er du forpliktet til å etablere et forsvarlig sikkerhetsnivå gjennom ulike vurderinger og tiltak. Som leverandør til en virksomhet som er underlagt sikkerhetsloven vil du også kunne være omfattet av lovverket. Det er de aktuelle departementene som identifiserer og utpeker hvilke virksomheter som er underlagt sikkerhetsloven.
Som nevnt innledningsvis foreligger det flere gode grunner til å lage beredskapsplaner selv om virksomheten ikke er underlagt sikkerhetsloven. For eksempel ser man at beredskapsplaner og fokus på sikkerhet oftere er et krav for leverandører ved inngåelse av avtaler.
2. Bli kjent med virksomhetens verdier
Gjør deg kjent med virksomhetens egne verdier. Et element i virksomheten har høy verdi dersom den er svært vanskelig eller umulig å erstatte, og/eller har kritiske avhengigheter. Her er det nyttig å spørre seg hvilke elementer virksomheten trenger for å opprettholde leveranser, tjenester og produksjoner. Er for eksempel andre virksomheter avhengig av dine tjenester og produkter for å opprettholde drift?
3. Foreta en vurdering av risikoene virksomheten står ovenfor
Gjennomfør en kartlegging og vurdering av risikoer virksomheten står ovenfor. Hvordan vil disse påvirke verdiene fra punkt 2.? Gjennom disse spørsmålene vil du oppnå oversikt over hvilke hendelser og scenarioer du bør lage en beredskapsplan for. I lys av Covid-19 vil det for eksempel være naturlig å spørre seg om virksomheten kan tåle en stor økning i personellfravær? Og i så tilfelle, hvilke deler av virksomheten vil bli hardest rammet?
4. Reduser og aksepter risikoene
Risikoene skal nå være avdekket. Hva kan gjøres for å unngå enkelte uønskede hendelser? Fysiske eller teknologiske tilpasninger? Hvilke tiltak kan iverksettes for å redusere risikoene? Videre må man akseptere den resterende risikoen og lage en beredskapsplan som er lett tilgjengelig og som tydeliggjør hvem som gjør hva, hvor, når, hvordan og til hvilken effekt.
5. Husk å være proaktiv!
En del av beredskapsarbeidet går ut på å forutse mulige uønskede hendelser og ringvirkningene av disse. Tenk derfor på mulige hendelser, heller enn forventede hendelser. Vi ser for eksempel at få hadde beredskapsplaner for pandemi, men at de som hadde dette hadde svært god nytte av dem ved inntoget av Covid-19.
(Med andre ord – tenk på å være i forkant basert på en mulig fremtidig utvikling.)
6. Organisering av beredskapsarbeidet og krisehåndtering
Hvilke roller skal virksomhetens ansatte ha i tilfelle en beredskapshendelse? Å ha en godt organisert virksomhet med klare roller demper usikkerheten i en hendelse og forenkler arbeidet med øving og kompetanseheving. Rollene man har i beredskapssammenheng bør ligge nært de rollene man har til vanlig (Ansvarsprinsippet). Hvis man for eksempel har ansvar for kommunikasjon til det daglige har man også ansvar for dette ved krise.
7. Tilgjengeliggjør og øv på beredskapsplanen
Sørg for at de ansatte og ledelsen er kjent med og har øvd på beredskapsplanene og vet hvor de kan finnes. Det er viktig at de ansatte vet når planen iverksettes og hva deres rolle er ved ulike hendelser og scenarier. En viktig del av øvelsen og evalueringen er den avsluttende fasen, nemlig gjenopprettelsen av normaltilstand i virksomheten. Målet med en god og øvet beredskapsplan er å raskt komme tilbake til normaldrift og normaltilstand, slik at man taper minst mulig på krisen.
8. Beredskapsplaner er ikke statiske
Når de foregående punktene er utført må man fortsette å øve og revidere planene. Verken virksomheten eller verden rundt er statisk, derfor er det veldig viktig at beredskapsplanen ikke legges i en skuff og blir glemt. Gjennom øvelser, diskusjon og testing vil sannsynligheten øke for at beredskapsplanen iverksettes som planlagt og arbeidet vil ikke være bortkastet.
9. Fokus på sikkerhet er et konkurransefortrinn
Gjennom fokus på beredskap og sikkerhet kan virksomheten sørge for kontinuitet i tjenester og produksjon og dermed redusere omfanget av økonomiske tap. I tillegg vil god sikkerhet oppfylle flere viktige krav som til gjengjeld kan føre til at man vinner anbud og kunder. Manglende beredskapsplaner og lite fokus på sikkerhet kan også føre til omdømmetap.
Undersøkelsen viser at av de som hadde beredskapsplan for pandemi, er det hele 77 prosent som opplever at den var relevant for å håndtere Covid-19. Dette viser at en plan er bedre enn ingen plan. Med andre ord; dersom du starter beredskapsarbeidet i dag, vil du være bedre rustet i møte med en uønsket hendelse i morgen.
Korona-pandemien har ført til at mange bedrifter har innført utstrakt bruk av hjemmekontor. For å trygge bruk av hjemmekontor bør ledelsen vurdere om ansatte er tilstrekkelig bevisstgjort utfordringene dette medfører. Her bør man spørre seg selv om de ansatte har den nødvendige kompetansen og tekniske utstyret som skal til for å jobbe sikkert.
Undersøkelsen viser at 8 av 10 bedrifter ikke kjenner til konseptet totalforsvaret. Videre er det kun 1 av 5 små bedrifter som anser seg for å være en kritisk samfunnsfunksjon. I hvilken grad den enkelte bedriftsleder anser dette som et viktig funn er usikkert. For styresmaktene, derimot, og effekten av totalforsvaret, er dette et vesentlig funn. Det er nærliggende å anta at det er i myndighetenes interesse at flest mulig bidrar til totalforsvaret – med sine tjenesteleveranser og ikke minst gjennom sysselsetting – alle er en del av en helhet. Ved å bruke pandemien som et eksempel viser undersøkelsen hvordan prosessene i samfunnet (totalforsvaret) er avhengig av at alle bidrar. 4 av 5 store bedrifter har opplevd utfordringer knyttet til produksjon av varer eller tjenester som følge av Covid-19. Av disse mener 6 av 10 at dette er grunnet svikt hos underleverandører. Det er således et behov for at flest mulige bedrifter, i størst mulig grad, er forberedt med beredskaps- og kriseplaner for å sikre sine verdier. Kun 1 av 5 små bedrifter hadde et slikt planverk. Her bør myndighetene vurdere insentiver for å bedre disse forholdene. Beredskaps- og kriseplaner tjener således både din virksomhets behov, men også sikkerhet i et samfunnsperspektiv.
