Av Siri Engesæth, leder bærekraft og kommunikasjon i Factlines og Åshild Eikenes Sjøli, seksjonsleder Anskaffelser og juridiske tjenester i Advansia
Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) feirer 20-årsjubileum i år. Administrerende direktør Hilde Singsaas åpnet DFØ sin store konferanse den 6. februar i år, med å peke på at oppdraget allerede fra starten var digitalisering, bærekraft og å effektivisere offentlig sektor. I Anbud365 kan vi 15. februar lese at DFØ etterlyser digitalisering i mandatet til Anskaffelsesutvalget.
Kontraktsoppfølging – en salderingspost?
Med stadig strengere krav til seriøsitet og ansvarlighet, bærekraft, effektivitet og profesjonalitet i offentlige anskaffelser, stilles det økte krav både til hvordan det offentlige gjennomfører sine anskaffelser og til hvordan kontrakten følges opp.
Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har gjennomført en anskaffelsesundersøkelse som viser at kontraktsoppfølgingen ikke prioriteres høyt nok. Riksrevisjonen har dessuten påvist at forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ikke etterleves i tilstrekkelig grad.
DFØ utarbeidet en veileder om beste praksis for kontraktsoppfølging som et tiltak. Den ble utgitt i fjor. Veilederen beskriver metoder med stikkprøvekontroll og revisjon, og det deles ikke data på tvers av etatene. Dette gjør at det er opp til den enkelte virksomhet hvilke revisjoner som blir igangsatt, og informasjonen man får ut av en revisjon, kan ikke brukes av andre oppdragsgivere som etterspør akkurat det samme. Leverandørene må svare på det samme. Igjen og igjen og igjen. Om de blir spurt, da.
Å gjennomføre en revisjon av en leverandør langt nede i leverandørkjeden kan utgjøre en stor kostnad, og det er derfor lett å velge dette bort når man skal forvalte det offentliges midler på en nøysom og god måte. Med ad hoc og revisjonsbasert oppfølging ser vi da at kontraktsoppfølging blir en salderingspost i en travel hverdag med knappe ressurser.
I år skal staten, ved DFØ, gjøre en stor anskaffelse av leverandøroppfølgingstjenester. Vi håper denne konkurransen vil etterspørre tjenester som gjør at data og informasjon om leverandørkjedene kan etterspørres effektivt og sømløst og at det tas i bruk nye metoder for å sikre styring og kontroll på tvers av virksomheter.
Viktig deling av data
Kontrollerende myndighet har påpekt manglende datadeling i det offentlige. I en tid der digitalisering og samarbeid er nøkkelord, bør deling av informasjon om leverandørene og deres oppfyllelse av krav knyttet til for eksempel antikorrupsjon, ansvarlighet og miljø, kunne skje på tvers av offentlige virksomheter. Forutsetningen er selvsagt at hver av virksomhetene har rett til å etterspørre denne informasjonen i sin kontrakt og at det ikke deles informasjon utover dette. Særlig er dette relevant for lange og globale leverandørkjeder.
Leverandørutvikling handler om å samarbeide med leverandørene for å forbedre deres evne til å levere kvalitetstjenester. Det inkluderer opplæring, kompetanseutvikling, teknologisk innovasjon og prosessforbedring. Ved å investere i leverandørenes suksess, kan det offentlige oppnå bedre resultater og mer effektive tjenester. De leverandørene som opptrer seriøst og ansvarlig premieres. Dette fremmer bærekraft i praksis.
Læring på tvers gir forbedringer
Et eksempel er leasing og kjøp av elektriske biler til offentlig bruk. Allerede i 2019 gjorde Factlines sammen med BDO og Scanteam-selskapet RBA på vegne av Bergen kommune, Oslo kommune og Vy, en gjennomgang av leverandørkjeden ned til gruvene for konfliktmineraler på fire leasingbil-merker. Kartleggingen viste stor forskjell i modenhet hos leverandørene og førte til konkrete tiltak hos flere av leverandørene, og i flere ledd av leverandørkjeden.
Den viste også at formatet på anskaffelsen burde endres for å kunne nå de offentlige innkjøpernes bærekraftsmål bedre. Noen av konsekvensene var endring i kravspesifikasjonen og endring i hva som konkret må følges opp i kontraktsoppfølgingen av slike tjenester.
Men, hva med neste kommune som skal anskaffe leasingavtale på elbiler? Vi bør sikre at de kan bygge videre på informasjonen og kunnskapen som disse virksomhetene investerte i, og ikke må starte på nytt selv i disse spørsmålene. Ved at denne type data kan deles til neste kommune, gjør det at kostnaden for det offentlige ved å etterspørre informasjonen deles på flere. Kostnadene for leverandørene går også ned ved at de slipper å svare på de samme spørsmålene for hver oppdragsgiver.
Fra leverandørkontroll til leverandøroppfølging
Tradisjonelt har man kontrollert og revidert leverandørene. Dette er en tilnærming som ofte bidrar til opprettholdelse av avstand mellom innkjøper og leverandør. Tar vi i stedet behovet for oppfølging og kravet til dokumentasjon og kontroll over verdikjedene, og jobber med dette på måter som reduserer avstanden mellom innkjøper og leverandør, og som gir gjenbruk av data, får vi i stedet et utrolig godt utgangspunkt for nødvendig forbedring for begge parter.
Slike nye metoder kan vi få hvis det offentlige passer på å etterspørre hvilket behov de ønsker å få dekket, ikke hvordan det skal dekkes. Gjør vi dette på kontraktsoppfølging kan vi få et offentlig Norge med oppdaterte data, ikke gårsdagens data.
