Driftskonsept

Et driftskonsept er en sentral del av enhver byggeprosess, og bør utvikles parallelt med byggeprosjektet for å sikre en sømløs overgang til driftsfasen.

Et gjennomarbeidet driftskonsept optimaliserer byggets levetid ved å definere prosessen for drift og vedlikehold, ansvarsfordeling og estimerte kostnader. Det er viktig å begynne arbeidet med driftskonseptet tidlig slik at planer for fremtidig drift blir premissgivende for byggeprosjektet.  

Et gjennomarbeidet driftskonsept gir flere fordeler:

• De byggtekniske løsningene og de tekniske anleggene blir tilpasset en optimal driftsituasjon
• Driftsorganisasjonen kan tilpasses bygget mens prosjektet pågår slik at man er klar til stabil bruk fra dag én etter overlevering
• Driftsorganisasjonen kan jobbe mer effektivt ved at verktøy, prosesser og avtaler etableres i forkant av overleveringen

Hvordan optimalisere teknisk drift av bygget

Alle bygninger har et formål som understøtter en primærfunksjon. Primærfunksjonene varierer, f.eks. sykehus, fabrikkbygg, kontorbygg eller bolig, men bygningene må fungere slik at primærfunksjonene kan gjennomføres. Så hva ligger i at bygninger må fungere?

Moderne bygninger har mye teknologi for å levere gode arbeidsforhold og produksjonsfunksjoner. Dette kan være energi, vann, ventilasjon, varme og kjøling eller andre funksjoner. Dagens teknologi i bygg gir store muligheter for blant annet godt inneklima og energieffektivisering, men den krever riktige rutiner og rett kompetanse for å holdes i drift.

God teknisk drift av bygg er en forutsetning for at brukere skal kunne utøve sin primærvirksomhet uten opphold og forstyrrelser. Det er derfor viktig at man tenker drift tidlig i et byggeprosjekt.

Utarbeiding av driftskonseptet

Arbeidet med driftskonseptet bør starte allerede i tidligfasen og utvikles i flere iterasjoner. Dette gir rom for å utnytte påvirkningsmulighetene i prosjektets tidlige stadier samtidig som det sikrer at den endelige strategien stemmer overens med det faktiske bygget.

Første utkast til driftskonsept er basert på den informasjonen som er tilgjengelig tidlig i prosjektet. Driftskonseptet kan baseres på kundens mål knyttet til nybygget – f.eks. innenfor energi. På den måten sikrer kunden en god kobling mellom entreprenørens grunnlag og framtidig driftssituasjon. Et foreløpig driftskonsept hjelper prosjekteieren med å ta beslutninger om endringer underveis. Etter hvert som prosjektet utvikler seg revideres driftskonseptet og berikes med innsikt fra brukere, prosjektet og omgivelsene.

Driftskonseptet ferdigstilles når prosjektet nærmer seg overlevering. I denne fasen skal driftskonseptet iverksettes. Det inkluderer å inngå service, - og tjenesteavtaler, sette opp et FDV-system og koble FDVU-dokumentasjonen til systemet.

Oppsummert består utarbeidelsen av et driftskonsept av følgende trinn og gjentas i løpet av prosjektet:

1. Gjennomgang av prosjektinformasjon: I denne fasen analyseres prosjektets behov og planer for å identifisere hvordan de påvirker driftsstrategien. Informasjon om virksomhetens bruk av bygget og prosjektdetaljer gjennomgås nøye.
2. Kartlegging og skalering av tjenester: Nødvendige tjenester og driftsoppgaver identifiseres basert på fremtidige behov, brukerkrav og tekniske spesifikasjoner. En grundig kartlegging av tjenesteomfanget er avgjørende for å sikre effektiv drift.
3. Utarbeidelse av ansvarsmatrise: Klarhet i grensesnitt og leveranseavtaler mellom ulike aktører er avgjørende for en effektiv driftsfase. Dette trinnet handler om å avklare ansvarsområder og etablere klare ansvarsforhold i bruksfasen.
4. Utarbeidelse av grunnlaget for drift: Krav til entreprenører og avtaler med tjenesteleverandører utformes basert på de foregående trinnene. Dette sikrer at bygget er klart for en vellykket driftsperiode ved overlevering.

Etablering av prosesser og systemer for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV)

Etablering av prosesser og systemer for FDV er en kritisk del av driftskonseptet og involverer flere nøkkeltrinn.

• FDV-prosessene definerer hvordan byggherre ønsker å gjennomføre FDV. Hva skal byggherre gjøre selv, hva skal settes bort, prosesser for endringer m.m.
• FDV-systemene understøtter prosessene med relevant informasjon og funksjonalitet

Ved overtagelsestidspunktet av et bygg er det avgjørende at all relevant informasjon (strukturerte data og dokumenter) om det ferdige bygget er tilgjengelig. Denne informasjonen, kjent som FDV-dokumentasjon, fungerer som byggets instruksjonsbok eller bruksanvisning. Den inneholder all nødvendig informasjon for å forvalte bygget, utføre normal drift og vedlikehold samt gjennomføre oppgraderinger gjennom dets levetid.

Implementeringen av FDV-prosesser og -systemer gjennomføres i følgende trinn:

• Etablering av ambisjoner og strategier for FDV – hvilke effekter og gevinster skal realiseres?  
• Definisjon av behov: Basert på virksomhetens driftskonsept og eksisterende praksis.
• Etablering av informasjonsstruktur: Utforming av register for fysisk og romlig struktur iht til relevante standarder.
• Ansvarsfordeling – hvem og hvordan skal arbeid utføres. Etablering av serviceavtaler og/eller oppbygning av egen organiasjon.
• Systematisering av dokumentasjon: FDVU-dokumentasjon kobles mot strukturen i FDV-systemet slik at det blir enkelt for leverandører og driftspersonell å få tilgang til nødvendig informasjon om bygget
• Etablering av tiltaksserier: Fastsettelse av tiltak basert på dokumentasjon og eierens prioriteringer.
• Fysisk merking: Implementering av QR-koder for enklere oppfølging av komponenter.

At dagens bygg utformes på en mer kompleks måte enn tidligere, stiller også større krav til forvalter- og driftsorganisasjonen. Bygg i dag styres og optimaliseres via mange systemer, noe som gjør at FDV-dokumentasjonen til dels er enorm. Det å skulle ta imot, systematisere og holde dokumentasjonen oppdatert har dermed blitt mer krevende. Advansia bistår våre kunder med å navigere i en stadig mer kompleks FDV-dokumentasjon.